昆山振佑机电设备安装工程有限公司锦溪分公司成立于2005年9月，成立之初就把目标定成做同行业的佼佼者。
他们做过大量市场调研：进销存试过，管易通这类大型系统也试过，能对上自己流程的很少；找人定制，报价高，维护更是个无底洞。
勤哲Excel服务器是最后定下的方案。它把电子表格和数据库合在一起，不写代码就能设计 ERP、CRM 这类系统；公司决定用它自己搭一套运营和内控平台。
一、买不到合适的软件，就自己搭一个
图1 昆山振佑机电设备安装工程有限公司锦溪分公司
这个决定在当年并不主流。同规模企业通常买一套成品：能用的用，不能用的绕开；绕不开的地方，最后还是回到 Excel，只是换了个更贵的方式。
自己搭的好处是流程按现状画，坏处是得有人愿意学、愿意维护。这家公司把这件事交给了内部人员，边做边学。
二、试过几套之后，问题清楚了
通用软件的思路是"你先改流程，再来用我"。可机电安装的活是按项目走的：这个项目要一批桥架，下个项目换成另一种规格，物料、工序、审批人都在变。
试用几次之后，不合适的地方集中在三处。
物料太杂耗材、低压产品品种繁多，通用软件的编码体系套不上现场的叫法
流程太长请购、审批、采购、入库、领用跨好几个部门，成品软件改不动
账要对得上费用凭证与财务报表必须能对上，差一分都要从头查
这三处，恰好是成品软件最不愿意改的地方——改了就不是标准产品，厂商也没法给你升级。自己搭，反而没有这个包袱。
三、六个系统，先有骨架再有肉
平台上线时先搭了六个系统：基础数据、业务流程、设计流程、仓库管理、生产管理、采购数据管理。骨架立住之后，再往里填模板。
图2 六大系统总览：先立骨架，再逐层填模板
后来长出来的模块比最初设想的多：人事、费用、统计报表陆续接进来。系统不是一次性设计完的，是跟着管理需要一层层加的。
这也是这套平台跟成品软件最大的区别——它没有"版本"，只有"当前的样子"。业务需要什么，就长出什么。
四、基础数据：先给每一种物料编好户口
机电安装用的东西杂：桥架、线管、低压电器、耗材，规格型号一层套一层。基础数据系统的任务，是把这些物料建成一份能查、能选、能统计的档案。
图3 基础数据（一）：物料按大类、小类逐层编码
图4 基础数据（二）：规格、单位、供应信息一并挂在档案上
档案建好，后面的单据就不用再手写品名。请购时选，入库时选，统计时按编码归类——同一件东西在系统里只有一个名字，这是所有报表能对上的前提。
仓库这一块，系统里有出入库、领料单、货位调整、库存量几张表。作业时间、数量、件数、型号、规格、货位都记下来，库存不再是"大概还有"。
更细的一层是作业量。现场人员每天干了多少，随单据一起记，月底不必再凭记忆补。对安装类企业，这直接关系到人工成本的核算。
五、采购：一张请购单，走完五个角色
请购从班组开始。要什么、要多少、什么时候要，填一张请购单；单子按规则流转到审批人，批完到采购，采购下单，货到入库，领用出库。
图5 采购（一）：请购单登记，按规则送到审批人
图6 采购（二）：订单、到货、入库一单到底
图7 采购（三）：领用出库记录，按部门统计日常损耗
全程电子化的意义不只是快。每一步都有时间戳和经办人，谁压了几天、谁改过数量，回头查得到。单据还会自动送到请购人、审批人、采购和会计手上，不必挨个通知。
它还会按部门、按人员统计日常损耗。哪些班组耗材用得凶，数字摆在那里，比开会强调管用。
六、人事、费用、报表：把账做进系统
人事模块分两块：人员基础信息和工资。授权人可以用任意组合的条件查人——哪个项目、什么工种、什么时候进场，几个条件一叠加就出来。
工资的固定部分每月自动生成；可变部分按作业量统计生成；需要调整时改几个参数即可，不必整表重算。
费用模块管的是招待费、差旅费这些零碎支出。手工凭证改成系统开具，记账凭证在系统里审批，按周、按月、按年、按部门都能出统计。
这套账最后要和财务对上。据公司介绍，系统数据与财务报表已经做到分毫不差——这句话的分量，做过两套账的人都懂。
统计报表模块是收口。营运数据本来就在系统里，设计好模板，报表自动生成，公司现状一屏看完，不必再让各部门临时报数。
图8 统计报表：营运数据自动汇总，管理现状一屏看完
七、两万元与五十万元之间
这套平台的投入，公司给出的数字是两万余元。同类项目如果交给外部开发，报价至少在五十多万元——里外里，至少省下五十万元。
省钱只是一面，另外几条更长远。
新人不用培训会 Excel 就会操作，界面和表格是同一套逻辑
维护不靠外人增减模块、改字段、调流程，公司内部就能完成
数据在自己手里全部存在公司服务器，系统自动备份
扩展没有上限业务变了就加模板，不必等厂商发新版本
这套系统不是没有代价。它要求公司里有一两个既懂业务、又愿意钻表格的人；也要求管理层真的去看报表，而不是让数据躺在服务器里。工具的门槛低了，人的门槛还在。
从2005年成立到现在，这家公司换过项目、换过人，系统一直在用，也一直在改。对中小企业来说，这大概就是"自己的系统"最实在的样子。
