北京沃华中科技术服务有限公司成立于 2009 年，做的是企业咨询服务和资质代办；如今它的客户档案、销售记录、开票信息和项目往来，都收在用勤哲 Excel 服务器搭起来的一套系统里。这一行的生产资料很特别：哪家客户资质办到哪一步、材料齐没齐、发票开没开，每一个问题都指向同一处——记录。
公司人不多，项目却排得很满，每个项目遇到的问题五花八门。时间一长，靠脑子记、靠文件存的做法开始处处漏风：客户问进展要现翻记录，同事交接要口头补课，漏掉一个时间节点，代办进度就整体后移。用勤哲 Excel 服务器把家当搬进系统，成了这家小公司的第一件信息化大事。
过去客户信息和项目问题散落在 Word、Excel、记事本里：查找极难，同事之间沟通不畅，一份文件更新了版本，还得挨个通知相关同事，稍有遗漏就拿旧版办事。
OA、CRM、PM 软件也都试过，问题是方向太单一——管审批的不管客户，管客户的不管项目，总有环节对不上公司业务。
转机出现在试用勤哲 Excel 服务器之后：表格自己设计，模块自己搭，在指导老师刘丁的带领下边学边改，最终长出一套贴合自身业务的系统。
系统按业务分成六大模块：客户档案、销售记录、项目管理、开票信息、其他、知识库。分工清楚，各管一段。
| 模块 | 记什么 |
|---|---|
| 客户档案 | 客户基本信息、联系人、各种往来记录 |
| 销售记录 | 来访客户登记与确定下单的订单信息 |
| 项目管理 | 项目全程问题、联系人、付款等记录 |
| 开票信息 | 客户开票资料，随调随用 |
| 知识库 | 公司常用表格与知识资料 |
| 文档管理 | 合同与客户材料电子存档 |
客户档案记基本面：基本信息、联系人、往来记录，谁对接过这家客户、说过什么，档案里翻得到。销售记录接着往下走：销售人员对来访客户逐一登记，客户确定下单的订单信息也落在这里，商机没有中途蒸发的空间。
项目管理是整套系统的心脏：它与所有表格都有关联，一个项目从始至终的问题记录、联系的人员、付款情况，全程都挂在项目名下。时间一长也不怕——查项目就是查档案，经办人离职也带不走记忆。
开票信息与知识库则管"单据"和"家底"：客户开票资料随调随用，公司常用的各种表格和知识资料统一归置，新人上手也能找到东西。
这家公司签的大量合同和客户邮寄来的各种材料，纸质版提交之后电子版怎么留，一直是个难题。文档管理模块把这件事解决了：电子版全部上传存档，同事查看非常方便。
为了配好这个模块，团队研究配置了许久，实现之后带来的惊喜也最大——找合同从"翻柜子"变成"搜关键字"。
公司目前主要使用电脑客户端，仅这一部分就带来了相当多的便利：
对小而项目多的咨询公司来说，信息化的性价比高低，就看这几点：上手快不快、改起来难不难、能不能把散落的记录收拢成一整套。这套系统的答案是：都不难。
