杭州紫光捷通科技有限公司成立于 2004 年，是紫光捷通科技股份有限公司的子公司，也是一家用勤哲 Excel 服务器自己搭项目管理系统的高科技企业——主营业务是高速公路收费系统、监控系统、通讯系统的设计与安装，兼营交通自动化网络及控制技术、计算机软件与交通工程技术。
这家公司人员规模不大，手上的项目却一个接一个：每个项目遇到的问题复杂程度不一，还要同时处理与总公司的往来结算、项目结算、分包结算。有些细节当时没记下来，隔几个月再问，答案只存在于经办人的记忆里——而记忆是会过期的。用勤哲 Excel 服务器搭一套项目管理系统，就是把记忆搬进系统。
过去项目上的事靠 Word、Excel 和 QQ 处理：文件存在各人电脑里，查找要靠文件名猜；同事间沟通靠群消息，信息滞后是常态。文件改了一版，谁手里是最新的，没人说得准。
他们也试过一些 OA 软件，但方向都很单一，总有环节与公司业务对不上。直到接触勤哲 Excel 服务器，在指导老师带领下不断完善，最终搭建出一套与自身业务完全贴合的项目管理系统。
这条路的可贵之处在于"贴合"：不是让业务迁就软件，而是模板照着自己的业务长出来。
系统的第一层是基础数据模块：项目基本信息、执行情况，分包商与供应商的信息都在这里录入，为上层所有业务单据供数。项目从立项那一刻起，就有了唯一档案。
底表打牢，后面的单据才有处可挂——合同挂项目，付款挂合同，发票挂付款，环环有出处。
项目执行情况也在这张底表上持续更新：做到哪一步、卡在哪个环节，打开档案就能看到，不必再逐个打电话问项目经理。
第二层是业务单据模块，也是整个系统的核心：合同签订、保险购买、委托采购、发票报账单、付款申请、合同清单、设备维修等各类单据在这里流转，流程跟踪与数据传递全部在线完成。
每张单据都带着自己的流程：谁提交、谁审批、走到哪一步，系统里有记录也有时限。单据之间通过表间公式取数，合同里的金额自动带进付款申请，采购单里的供应商自动带进报账单，重复录入被成片省掉。
对项目型企业来说，这组单据的价值在于"结得清"：总公司往来、项目结算、分包结算都有单据链可循，哪笔该付、哪笔未收，顺着流程看下去就是答案。
第三层是查询统计模块：设备维修发票查询、采购支付发票查询、发票签收单查询等入口，支持多维度实时统计。过去翻文件夹半天的事，现在按条件一筛就出来。
电脑客户端给各业务环节带来了实实在在的便利，团队总结出四条：
每个公司都有自己的管理运行模式，通用软件永远差那么一步。能在自己手里长出一套贴合业务的系统，正是这类企业信息化最划算的走法。
