内蒙古华奥化工有限公司在呼和浩特以南 70 公里的托电工业园区，生产销售氨水、液氨、盐酸。这三样都是危险化学品，出厂手续比普通货物严得多，公司用勤哲 Excel 服务器来管这些单据。
一辆罐车装满液氨，先要装车单，写明车号、司机、押运员、装了多少吨；过地磅后要有过磅单，重量以磅单为准；出园区大门还要出门证，门卫凭它放行。
三张单子分别在不同岗位手上。哪一张没跟上，车就堵在门口；三张单子的数字对不上，月底的账就理不清。
一、一车液氨出园区，要签三张单子
二、2018 年 10 月买回来，摸索了三个多月
公司一直重视系统化、标准化管理。2018 年 10 月购入勤哲 Excel 服务器，没有请人实施，由内部边学边做，三个多月摸出了七个板块。
七个板块是：财务系统、供销系统、磅房管理、查询系统、物料采购、人事管理、合同管理。这个顺序不是随便定的——先做最疼的地方，再做配套。
化工企业的信息化有个特点：单据不多，但每张都关键。一套系统能不能用，取决于它有没有把过磅、放行这些现场动作管住，而不是功能列表有多长。
财务系统出门证、会计科目、费用单、收付款与往来对账
供销系统商品与客户资料、出入库、库存、月末汇总
磅房与采购过磅数据、液氨罐车运行状态跟踪
配套模块查询系统、人事管理、合同管理
三、财务：所有单据最后都收到出门证上
财务模块包含出门证、会计科目、费用单、付款单、收款单和往来对账。表面看是一组模板，其实是把业务端的动作换算成钱。
出门证在这套系统里地位特殊。货能不能出园区，凭它；这个月发了多少货，也凭它。所以它既是门卫的放行凭据，也是财务确认收入的依据之一。
往来对账把客户和供应商的每一笔挂账摆在一起。月底对账时，不必再翻单据堆，直接看哪笔没冲平。
图1 财务模块：出门证在这里，收入确认也在这里
四、供销：商品、客户、仓库三样先立住
供销系统是华奥化工用得最多的一块。它做的事是先保存原始单据上的数据，再让数据自己流动。
基础数据分三类：商品信息、客户信息、仓库信息。氨水、液氨、盐酸各有规格和包装，客户有长期协议户和零散户，仓库分原料罐区和成品区。这些资料不立住，后面每张单据都要手写一遍。
产品销售的现场环节靠三张单据串起来：装车时填装车单，过磅后填过磅单，出厂区填出门证。三者用工作流连在一起，前一环没完成，后一环开不出来。
图2 供销系统：三样基础资料，撑起全部单据
图3 装车单：车进厂，先记装了多少
图4 过磅单：重量以磅房为准，不认口报
图5 出门证：三单齐了，门卫才放车
五、库存：入库、出库、月末一次结清
库存管理分设入库单、出库单和库存台账。原料入库按供应商和批次记，成品出库按客户和车次记，中间的变化实时反映在库存上。
每月末做进货与销售汇总。这一步过去最费时间：要把一个月的磅单、出门证、发票摊开，按品种和客户归类，再和仓库账面核。
现在汇总表从台账里直接取数，人只需要核对差异。差异一旦出现，能顺着单据号追到具体哪一车。
图6 库存台账：品种、批次、现存量实时更新
图7 供销汇总：进销两条线，月底一对就平
图8 入库单：原料到厂，按批次入账
图9 出库单：一车一单，对得上出门证
图10 月度汇总：一个月的数据，一次归集
图11 库存报表：进、出、存三列对齐
六、物料采购：罐车跑到哪了也要记
液氨靠罐车运输，车在路上跑，货在车上，风险也在车上。所以公司单独设了物料采购模块，专门盯罐车的运行状态。
记录的内容包括车辆、行车距离、司机和押运员、货物吨数、采购价格、销售价格。看起来是采购台账，实际兼着安全管理的作用：哪辆车在哪、谁押运、装了多少，都查得到。
价格一栏把进销两头放在同一行，一车货赚多少当场就能算。行情波动大的时候，这个数比月底的汇总表更及时。
图12 罐车台账：车、人、吨数、进出价，一行记全
七、用了九个月，系统还在长
从上线到案例成文，这套系统用了将近九个月。七个板块不是一次做完的，是按需要一块块加，加完再调。
公司总经理的评价很朴素：“通过勤哲 Excel 服务器实现数据管理，可以提高工作效率，减少人员配置，降低了管理成本。”没有提智能化，也没提数字化转型，说的就是三件实在事。
化工企业的管理，难在把现场的每一个动作留下来。装车、过磅、放行，都是几分钟的事，几分钟里产生的数据却决定了这个月的账。
勤哲 Excel 服务器在这里做的事，是让这些动作在发生时就被记下，而不是等到月底再回忆。七个板块看着零散，底下的逻辑是同一条：单据即数据，数据即账。
