工程检测报告出完，项目并不算结束。按有关规定，所有纸质文件、材料都要送交档案馆存档，组卷、装盒、上架一步不能少。
这家检测单位用勤哲 Excel 服务器把组卷做成了系统：项目、案卷、卷内三级目录先录进数据库，四张表样的内容从库里取数生成。
每个盒子外面要贴封面，盒子里第一页是卷内文件目录，卷末是卷内备考表，盒子侧面还有一张脊背页。四样东西的格式由档案馆定，字号、行距、栏位都不能自己改。一个中等规模的项目，案卷盒能有十几个。
一、检测项目收尾，资料员要装十几个盒子
二、四张纸，比一份检测报告还费工
如果只用 Word 模板加手工填，麻烦在“对不上”。卷内目录里一份文件挪了位置，后面所有页次都要跟着改；备考表上的件数、页数，要与目录逐条数过才敢签字。
更难的是层次。项目、案卷、卷内是三层：一个项目下若干个案卷，一个案卷里若干份文件。三层各有一张清单，手工维护等于同时盯着三张互相对不上的表。
档案馆验收是不留情面的。档号写错一位、页次跳了一页、脊背页贴歪，整盒退回重做。返工一次，前面几个小时白干。
三、三级目录：项目挂案卷，案卷挂文件
系统采用模块化结构。录入时先按项目分类录入，每个项目有一个分类号，分类号同时决定它在库房里的排架位置。项目目录下挂案卷文件，案卷下再挂卷内文件。
上一级选定，下一级自动带出所属项目和案卷，不会串档。三个层级共用一套编码，项目名、案卷题名只在源头写一次，往下引用。
项目目录项目基本信息与分类号，是整卷档案的根
案卷目录案卷编号、案卷题名、编制单位与保管期限
卷内目录逐份文件的责任者、题名、日期与页次
打印取数四类表格的字段全部从上述三级目录中抽取
图1 功能框架：三级目录加一个打印出口
图2 项目目录：一个项目一个分类号，排架位置由它决定
图3 案卷目录：编号与题名在这一层定下来
图4 卷内目录：一份文件一行，页次不再手算
四、选一个分类号，打一整盒
打印是这套系统最省事的一环。选好项目分类号，系统把该项目下全部封面、卷内文件目录、卷内备考表、脊背页一起导出来，直接送打印机。
过去的做法是一个项目开四个 Word 文档，字段改二十几次，改完还要逐页核对。现在选一次分类号，剩下的是纸张和墨粉的事。
页次、件数由卷内目录的排列顺序算出来。中途补进一份文件，重新生成一遍即可，不必回头逐页改数字。
图5 批量打印：先选分类号，再选要出的表样
图6 打印参数：起止案卷和份数一次设定
图7 执行打印：一个项目的盒子连着出
图8 生成结果：按案卷分好，取用不必再挑
五、打出来是什么样：封面、目录、备考表、脊背
封面要放项目名称、案卷题名、编制单位、保管期限和档号；脊背页是档号加案卷题名，竖排，贴上去要正对盒脊；卷内目录按序号、文件题名、日期、页次排列；备考表填件数、页数、立卷人和检查人。
这些字段不是设计出来的，档案馆的表样里本来就有。系统做的事只有一件：把它们从库里取出来，套进固定格式，一个字不多、一个字不少。
格式统一之后，验收时被挑毛病的概率明显下降。档案室翻盒抽检，看到的每一盒都长一个样。
图9 封面效果：档号、题名、期限各就各位
图10 卷内目录效果：序号到页次，一列不缺
图11 备考表效果：件数页数与目录一致
图12 脊背页效果：贴上盒脊，整排架子一眼能找
六、三个岗位，各看自己那一屏
档案不是一个人的活。资料员管组卷和录入，项目负责人补项目层面的信息，档案室负责验收。三类人对数据的需求不一样，能改的范围也不该一样。
系统按角色分权限：录入岗能填三级目录，不能改已归档的档号；项目岗只能维护自己项目的信息；档案室能全库查询，但不动原始记录。谁在什么时候改了什么，留得下痕迹。
| 角色 | 在系统里做什么 |
|---|---|
| 资料员 | 按项目分类号组卷，逐级录入项目、案卷、卷内目录，选分类号批量打印四类表样 |
| 项目负责人 | 提供项目基本信息与案卷题名，确认卷内文件的排列顺序 |
| 档案室 | 按分类号核对已生成的档案，抽检页次与件数，办理移交 |
七、档案系统的关键，是每份文件只被描述一次
这类系统看着是打印问题，本质是描述问题。同一份文件，在项目台账、案卷清单、卷内目录里各写一遍，就一定会出现三个版本；只写一遍、其余引用，才谈得上“账实相符”。
三级目录的价值就在这里：项目说清是什么工程，案卷说清这一盒装的是哪一段，卷内说清这一份文件是什么。层次理顺了，打印只是顺带的出口。
勤哲 Excel 服务器在这里起的作用，是保留 Excel 的录入习惯，同时把数据放进数据库。表样跟着档案馆的要求改，改的是模板，不是已经录进去的档案。
