2022 年 1 月，北京睿识慧律师事务所决定用勤哲 Excel 服务器自己做一套管理系统。这家律所成立于 2013 年 1 月 21 日，做的是专业法律服务，规模不算大，案子却杂：常年顾问、诉讼、专项，各有各的走法。
两年下来，行政部、财务部、人事部、法律服务部都有了自己的工作平台。更值得说的是搭建方式——全部模块由所内人员自己构建，没有写一行代码。
用的工具是勤哲 Excel 服务器。对律所这样的组织，这个门槛刚好：会用 Excel 的人就能上手，剩下的靠模板、公式和工作流拼起来。
一、一家律所的系统，是自己人搭的
二、一案一号：编号是整套系统的地基
律所管理最怕"案子说不清"。同一个客户可能有三件事在同时推进，同一件事可能换过两任承办律师；到年底统计创收，或者客户来问进展，翻邮件、翻文件夹、问助理，一圈下来还是不确定。
睿识慧的做法是先把编号立起来。收案时系统自动生成收案决定书编号，规则由所里定，保证唯一——一案一号。
图1 系统主要模块：按部门与业务分成几组
编号一旦生成，就成了这个案子在所有表里的主键：委托合同、办案记录、用印申请、收费与结算，全都挂在它下面。输入编号，案件基本信息自动带出，不必再让当事人把名字和事由重复报一遍。
这条规则看着只是个编码习惯，实际解决三件事：唯一，不会重号；可追溯，每一步都留在这个号下；可交接，换人接手，输入编号就能看到全部历史。
图2 模块明细：每个部门一组，各自独立又共用底表
图3 工作台：进来先看自己待办的那几件事
因行业特殊性，系统的完整内容不便全部展示，下面只挑几张表单和流程作为参考。能看到的部分，已经足够说明这套东西是怎么搭的。
三、收案三步：谁审、谁盖章、谁备案
收案流程被拆成三步：收案审查、律所审查收案、确认收案后律所盖章、合同发出及备案。
三步之间由工作流推进。第一步，接待的律师或助理填《收案信息登记》，写清委托人、案由、对方当事人、标的额、拟承办人；提交后进入律所审查，由有权限的人判断接不接、按什么标准收费；审查通过，才轮到盖章与备案，合同编号、盖章日期、备案人一并留下。
图4 收案流程：三个节点，顺序不能跳
图5 收案登记：委托人、案由、标的、承办人一次填清
这套流程的价值不在"电子化"，而在"顺序不能跳"。没审查就不能盖章，没盖章就不能备案；谁在什么时候点了同意，系统里都留着痕。真出了争议，翻流程比翻记忆可靠。
另有一个不起眼的好处：收费口径被固定下来。审查环节就要填收费方式和金额，后面开票、收款、结算都以这一笔为准，不会出现"合同写一个数、台账记另一个数"。
四、办案记录：两个步骤，把几个人的成果并成一份
办案工作记录只有两个步骤，简单得不像一个系统。可它的作用恰恰是把散落的动作收进一条线：谁在哪天做了什么、形成了什么材料、下一步该谁跟进。
律所的日常本来就是碎的：电话沟通、阅卷、开庭、写文书、跟对方律师来回拉锯。这些过去散在个人电脑和聊天记录里，人一离职，案子的脉络就断了。
图6 办案记录：两步流程，多人成果并到一案之下
放进系统之后，几位承办人、协办人的工作成果可以迅速归并到同一个案件下。合伙人要看某个案子的投入，不必再挨个问；交接时也不必修书一份"情况说明"，历史都在表里。
这里省下的不只是时间，还有解释成本。新人接手一个跑了半年的案子，最怕的是"不知道前面发生过什么"，而记录本来就是为了让后来的人看得懂。
五、汇总：月底不用再翻文件夹
案件办理工作汇总这张表，是把前面所有动作收口的地方。它按案件汇总承办人、所处阶段、投入工时、收费与已收款项，形成一张能横向比较的清单。
到了月底或季度末，管理者想知道的往往不只是"做了多少案子"，还有"哪类案子最耗人""哪个环节最容易拖"。这些判断过去靠感觉，现在至少有数据可依。
图7 工作汇总：一个案子一行，投入与收口一目了然
汇总之所以能自动出，是因为前面的每一张表都用了同一套编号和同一套人员名单。基础数据不统一，再好的汇总表也只是把错误汇总了一遍。
六、四个部门，共用一套底座
律所里的部门不多，但各有各的账：行政管用印与档案，财务管收费与报销，人事管考勤与合同，法律服务部管案子本身。四套账如果各记各的，最麻烦的是口径对不上。
用一套平台的好处，是它们共用人员、部门、案件编号这些基础数据。勤哲 Excel 服务器里，谁在哪个部门、能看哪些表，由权限决定；数据本身只存一份。
| 部门 | 在系统里做的事 | 留下什么 |
|---|---|---|
| 行政部 | 收案登记、用印申请、合同发出与备案、档案归档 | 编号、用印记录、合同与备案状态 |
| 法律服务部 | 承办案件、填报办案工作记录、更新案件阶段 | 办案过程、材料清单、工时 |
| 财务部 | 按案件登记收费、开票、收款与结算 | 应收、已收、开票与结算明细 |
| 人事部 | 人员档案、考勤、劳动合同 | 人员基础数据，供其他模块调用 |
这张表也解释了为什么"一案一号"必须先做。四个部门都围绕同一个编号记自己的那段事，汇总时才拼得起来；编号不统一，后面全是手工对账。
七、为什么不直接买一套律所软件
买一套现成的案件管理软件并不难，难的是让它贴合自己的办案习惯。通用产品往往按大所的流程设计，功能齐全，但字段和环节是别人定的；小所想改，改不动，最后变成"系统一套、实际一套"。
自己搭的好处是能按需生长。先做最急的收案与办案记录，跑顺了再补人事、财务、行政；某个字段不合适，当天就能调，不用提工单等版本。
代价也要说清楚：自己搭，意味着所里得有一个人愿意钻进去，把流程想明白、把模板维护住。睿识慧的做法是把这件事交给熟悉业务的人，而不是交给 IT 部门。
八、写在最后
勤哲 Excel 服务器的特点，用一句话说就是"取值和逻辑关系都摆在明面上"。会用 Excel 公式的人，理解表间公式并不难；理解了，就敢自己搭流程。
它还能跟即时通讯、邮件这些日常工具配合：流程走到谁那里，消息就发到谁那里，沟通有依据，不必再追问"我发你的那份看到没有"。
对业务形态多样的律所来说，这种够灵活、投入不大、自己能改的方案，往往比一套庞大而僵硬的管理系统更实用。
